Tết là một kỳ nghỉ dài, không ai biết trước trong kỳ nghỉ đó công việc sẽ phát sinh những vấn đề rắc rối nào. Một nhà quản lý giỏi cần phải biết “dùng người” trong lúc cần thiết, ai sẽ là người giải quyết các vấn đề xảy ra và sẽ liên hệ họ bằng cách nào.
Do đó, những nhà quản lý hãy làm những điều sau đây trước khi nhân viên nghỉ Tết:
Gửi thông báo thời gian nghỉ Tết
Hãy đảm bảo các nhà cung cấp dịch vụ, khách hàng (nhất là các đơn vị quốc tế) đã nhận được thông báo chính xác về thời gian nghỉ Tết, cũng như các phương án liên hệ nếu có phát sinh công việc trong thời gian này. Bên cạnh đó, bạn cũng nên gửi thiệp chúc Tết tới các đối tác để bày tỏ sự cảm ơn về những hỗ trợ trong năm qua.
Cập nhật thông tin liên hệ của nhân viên
Hãy yêu cầu nhân viên cập nhật thông tin liên hệ của họ. Bạn cần có số điện thoại và email cá nhân của nhân viên trong trường hợp công việc khẩn cấp.
Báo cáo tiến độ công việc hiện tại
Yêu cầu những nhân viên dưới quyền báo cáo tiến độ công việc cho bạn, bạn cần biết rõ tiến độ công việc hiện tại của dự án đang làm và thông tin tổng quan về dự án. Nếu nhân viên vẫn chưa hoàn thành công việc mà họ cần làm trước Tết, hãy cho họ thêm thời gian để hoàn tất trước khi họ nghỉ.
Biết được những ai có thể đảm đương công việc trong Tết
Trước khi nhân viên bước vào kỳ nghỉ, bạn hãy rà soát lại công việc của nhân viên và hỏi họ có thể xử lý công việc trong Tết tại nhà hay không. Một số nhân viên sẽ tình nguyện và sẵn sàng giải quyết một số trục trặc của công việc khi họ nghỉ Tết, nhưng một số khác thì không. Điều này giúp bạn biết phải liên hệ với ai, khi nào để giải quyết các vấn đề công việc phát sinh trong kỳ nghỉ lễ.
Chuyển giao công việc của một số nhân viên
Sau khi đã biết được thông tin nhân viên nghỉ sớm, vào trễ hoặc ai không hoàn toàn sẵn sàng làm việc vào dịp Tết và ai có thể tình nguyện cho công việc, bạn hãy chuyển một số công việc cho nhân sự hỗ trợ. Hãy bảo đảm rằng những dự án quan trọng luôn có người xử lý nếu có bất kỳ sự cố hay vấn đề gì phát sinh trong kỳ nghỉ này.
Có kế hoạch cụ thể để dọn dẹp văn phòng, nơi làm việc
Một chỗ ngồi gọn gàng, sạch sẽ sẽ giúp nhân viên có tâm trạng phấn chấn hơn khi quay lại công việc. Không gì tồi tệ hơn khi năm mới bước vào văn phòng với hàng tá những mớ lộn xộn trên bàn. Ngoài ra, yêu cầu nhân viên dọn dẹp lại chỗ ngồi trước khi nghỉ để chắc chắn rằng các giấy tờ quan trọng đã được lưu trữ cẩn thận tránh bị mất mát. Hãy kiểm tra, nhắc nhở về việc lưu trữ tài liệu trên máy tính hoặc thiết bị điện tử, kiểm tra hệ thống PCCC.
Các công tắc điện, máy tính, điều hoà không khí, các thiết bị văn phòng… cần được tắt. Bạn hãy kiểm tra lại tất cả các khóa tủ tài liệu, két sắt. Cửa sổ, cửa ra vào, các lỗ thông gió cần được đóng kín và khóa cẩn thận.
Lên danh sách những việc cần thực hiện ngay sau Tết
Để đảm bảo tiến độ công việc, tránh bỏ lỡ hoặc quên các công việc quan trọng, hãy ghi chú ngay vào điện thoại hoặc cài thông báo nhắc nhở. Thực hiện bước này sẽ góp phần giúp bạn có một khởi đầu năm mới thuận lợi, trơn tru hơn. Những việc quan trọng đang dang dở bạn cần ghi vào giấy note hay bôi đỏ trong lịch làm việc.
Quản lý cần gửi phân công kế hoạch làm việc cho từng nhân viên để mọi người có thể bắt đầu ngay vào làm việc, tránh trì hoãn công việc trong những ngày đầu đi làm.
Nguồn: Parkview Tower tổng hợp